У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.

Топливная карта

 Это сложное электронное устройство, изготовленное по самым современным технологиям. На пластиковой основе расположен специальный электронный компонент — микрочип. Микрочип хранит всю необходимую информацию для заправки на АЗС. В нём зашифрован уникальный индивидуальный ключ пользователя, который при заправке сверяется с базой данных.

  Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ.

 Топливная карта имеет «уникальный кодовый серийный номер» (УКСН), который с помощью специального устройства (эмбоссера) нанесен методом выдавливания (эмбоссирование) и легко читается на карте. Карта имеет определенный в договоре на обслуживание лимит по суточным заправкам, что не позволяет израсходовать топлива больше, чем нужно за поездку.

 Виды карт

  Топливная карта, выпускаемая нашей компанией, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС. Топливная карта при этом она может быть лимитированной или нелимитированной.

  На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

  Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни. Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов.

Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки. В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.

Как получить

  Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. В соответствии с названным договором поставка бензина производится путем его выборки на наших АЗС по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов.

 Для оформления договора на использование топливных карт нужно обратиться в один из отделов пластиковых карт Сети АЗС «Баррель» находящихся по адресам: